43 Fichas

Faz um tempo que eu leio sobre a ‘metodologia’ GTD para gerenciar as coisas a se fazer na vida. O Lifehacker é um grande adepto e o Efetividade.net do Augusto Campos é um poço de win sobre o assunto, praticamente um espelho do 43 Folders que também é fantástico. O GTD é descrito no livro homônimo de David Allen e descreve formas interessantes e bem pensadas de aumentar a produtividade e melhorar o controle do tempo, das coisas a se fazer e de projetos em geral. O livro foi traduzido e pode ser encontrado no Brasil com o nome A Arte de Fazer Acontecer.

Uma das coisas que ele descreve no livro é um sistema de organização/arquivamento chamado tickler file ou mais famoso como 43 Folders (43 Pastas). É um sistema engenhoso, mas quando eu pensei bastante achei que ia gastar espaço demais, então criei um sistema parecido usando um fichário de pinho 5×8 e divisórias numeradas de 1 a 31 e com os 12 meses do ano:

As cores são diferentes para ficar mais fácil de achar os meses . Isso aí funciona da mesma forma que as 43 Pastas, com algumas alterações:

1. A primeira ficha mostra o mês atual;
2. Atrás dela estão as fichas com os dias restantes no mês (no exemplo acima, 29, 30 e 31, mesmo novembro tendo só 30 dias );
3. Atrás do último dia do mês vem a ficha com o próximo mês, seguida dos dias que sobraram (1 ao 28 no exemplo);
4. Por último, as fichas dos próximos meses.

Isso é ótimo para organizar contas, cheques, documentos que precisam ser lidos ou cartas que precisam ser postadas, etc…

Por exemplo, eu tenho de pagar o condomínio no dia 5 e o telefone no dia 8 de dezembro, então coloco a conta do condomínio atrás da ficha 5 do próximo mês (“dentro da pasta” se fossem pastas), a conta de telefone no dia 8. As coisas que são para o próximo mês (janeiro, por exemplo) ficam guardadas atrás de sua respectiva ficha de mês, todas juntas. Daí, basta criar o hábito de checar o fichário do dia seguinte na noite anterior e mover o dia para o fim da fila e mover o mês quando acabar (trazendo o novo mês e o dia 1 para frente). O que fica junto nas fichas de mês é então distribuído nos dias para aquele mês.

Eu costumo também usar algumas fichas menores com lembretes de cheques pré-datados ou pagamentos como o do carro que está num carnê gigante. Aliás, se usar o fichário ao invés das pastas suspensas sugeridas pelo David Allen tem essa desvantagem: coisas grandes demais não ficam bem lá dentro. Por outro lado, nem sempre se tem espaço para guardar um arquivo de médio pra grande com 43 pastas suspensas.

Depois vou escrever mais sobre outras coisinhas que eu tenho feito para organizar aqui, como o arquivo de pastas suspensas para guardar documentos e o meu hipster PDA

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